工程竣工档案验收时，一般由建设单位组织召开竣工档案专项验收会议，施工单位需编写《工程竣工档案专项验收汇报材料》，主要从7个方面编写：1. 工程概况；2.合同工作范围 ；3. 档案管理依据 ；4.档案管理制度与质量保证措施 ；5. 档案编制立卷归档情况 ；6.科学技术档案预验收整改情况；7.科学技术档案总体评价。详细内容可参考案例，供业内人士参考！
新建×××铁路×××标段
科学技术档案专项验收汇报材料
一 工程概况
新建×××铁路×××标段位于××省××境内，起点位于××境内，途径××，终点××。本标段线路竣工起讫里程为K×××+×××～K×××+×××，运营里程×××公里，设计目标时速×××km/h，为Ⅱ级单线货运铁路。本标段总投资×××亿元，其中施工图设计批复静态投资×××亿元，建设工期×××个月。
二 合同工作范围
×××(施工单位)承担本标段路基、桥涵、站场、房建、轨道、电力、通信、信号施工任务，全面负责本标段工程施工管理。
本标段于××××年××月开工建设，在省交通运输厅的正确领导和关心支持下，在建设单位的指导和监管下，在设计单位及时提供技术服务保障下，在监理单位严格监理和热情服务下，通过联合体成员的不懈努力，相继于××××年××月完成桥涵、路基主体工程，于××××年××月全线铺架贯通，于××××年××月底前完成了全线路基、桥涵、轨道、站场、房建、电力、通信、信号工程，满足合同工期要求，无尾工工程。
××××年××月××日，由××××公司（建设单位）组织了静态验收并通过；××××年××月××日，由××××公司（建设单位）组织了动态验收并通过；××××年××月××日，由省水保局主持了本标段水保工程竣工验收并通过；××××年××月××日，由省环保厅主持了本标段环保工程竣工验收并通过；××××年××月××日，初步验收委员会组织了初步验收并通过；××××年××月××日，由×××单位、×××单位等相关专家组成安全评估委员会，完成了本项目安全评估工作。
本标段完成的主要竣工工程数量见下表：
三 档案管理依据
1.《关于印发《×××铁路建设项目竣工文件编制立卷归档管理办法（试行）》的通知》（建设单位发文）；
2.《关于对《×××铁路建设项目竣工文件编制立卷归档管理办法（试行）》补充完善说明的通知》（建设单位发文）；
3.《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》；
4.《关于印发《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法 》的通知》(铁总档史〔2018〕29号);
5.《铁路工程施工质量验收标准》等。
四 档案管理制度与质量保证措施
1.成立组织管理机构，健全档案管理X。
为规范本标段档案管理工作，项目开工后，成立了以项目经理为组长、项目总工为副组长、各部室和专职资料组长为组员的档案管理领导小组，同时健全了档案管理X和流程，明确了各级成员的具体职责，责任明确，细化到人。其中档案归口管理部门设在工程技术部，档案管理由工程X和专职资料组长具体负责，对资料的编制与审核、日常管理与整理、竣工文件立卷归档等全面负责。
2.制定培训与考核制度，提升业务能力。
项目上场后，由项目经理部依据本项目工程特点、《铁路施工质量验收标准》、有关档案管理办法制定培训学习计划，并组织有关人员按培训计划进行培训学习、考核，依据考核结果对相关业务人员进行奖罚。
3.加强系统培训学习，提升档案管理水平。
施工过程中多次邀请省档案局、省交通厅、建设单位等有关专家，就规范项目资料的形成与收集、档案编制立卷归档的方法和要点等方面进行系统培训学习，提升相关人员的业务能力和档案管理水平。
4.制定档案管理内控制度，加强过程控制。
为做好施竣工资料的形成、收集、整理坚持与工程建设同步，档案形成过程中坚持”事前预防、事中控制、事后完善”的内控制度。
⑴ 事前预防
项目上场后，档案管理领导小组要求各工区配备专职资料人员，并组织进行业务培训，明确施工中所执行的验收标准与评定原则、表格填写内容与要求、资料申报程序及时间、资料分类组卷方法等，确保资料形成的准确性、规范性、及时性。
⑵ 事中控制
指挥部工作小组定期、不定期对各工区资料填写的正确性、形成的及时性、分类保存的完整性等进行检查，发现问题及时纠正。较有效地保证了各类资料的同步性、真实性和完整性。
⑶ 事后完善
针对日常和上级单位检查X现问题及时进行整改，并跟踪检查，确保整改彻底，并进X后总结，杜绝类似问题反复出现，强化了有关人员的意识，提高档案管理水平。
5.配置有关办公用品，做好后勤保障。
进场后，各工区配备了办公桌椅、电脑、打印机、扫描仪、复印机、档案柜、资料盒及其它办公用品等，满足资料编制和存放要求，并及时维护、更换、补充，做好档案整理后勤保障工作。
6.做好档案保存管理，确保实体安全。
各工区均设置独立的档案室，并专人管理，无关人员一律不许进入档案室，严禁存放与档案无关的物品。档案室按照”十防”进行管理，即防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗，尽可能全面妥善保管好各类档案，并定期检查，确保档案安全。
7.建立档案借阅制度，确保档案机密和完整性。
档案借阅、复印时需经有关领导审批，办理相关手续；借阅人不得遗失、泄密、涂改、损坏档案；档案归还时档案管理员要进行检查、清点，并办理归还手续；有效地防止了资料散失，保证了档案机密和完整性。
五 档案编制立卷归档情况
1.单位工程划分及资料形成
项目开工伊始，依据有关档案管理办法”先区分专业，然后按单位工程组卷”的要求，按照《铁路工程施工质量验收标准》有关规定并结合本项目的工程特点、标段划分等情况按专业对单位工程进行了划分，共156个单位工程，具体见下表：
施工中依据《铁路工程施工质量验收标准》、有关试验规程、测量规范等及时填报各类表格，现场验收合格后签字确认，及时收集整理。
分项工程所含检验批全部验收合格后，及时按《铁路工程施工质量验收标准》进行分项工程验收、评定，同样及时进行分部工程、单位工程的验收、评定。
2.资料分类整理
施工中形成的资料按档案管理办法有关规定进行分类整理，结合本标段工程实际，分为综合和专业两大部分，专业部分由线路、路基、桥梁、涵洞、站场、机务、车辆、给水排水、房建、电力、通信、信号专业组成，凡各专业未包括或不能包括进去的资料，均纳入综合部分。
1.综合部分
主要包括标段有关文件：建设项目工程技术总结、各类综合建交表、标段实施性施工组织设计报审及批复、标段开复工报告报审及批复、交接桩记录、测量控制网复测成果报审及批复、施工加密网测量成果报审及批复，施工中来往文件、协议、会议记录等。
2.专业部分
为便于维管单位利用，按单位工程或单体工程组卷，单位工程施工资料包括的内容和排列顺序一般为：
⑴ 单位工程开工报告及批复文件
⑵ 单位工程竣工报告
⑶ 单位工程施工小结
⑷ 竣工工程数量表及建交表
⑸ 变更设计通知单、建议、会议纪要等
⑹ 设计文件审核记录及会审纪要
⑺ 单位工程竣工验收报告
⑻ 单位工程质量验收记录
⑼ 单位工程质量控制资料核查记录
⑽ 单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录
⑾ 单位工程观感质量检查记录
⑿ 施工现场质量管理检查记录
⒀ 工程测量资料（竣工测量、控制测量等）
⒁ 各种原始记录及附件
⒂ 各种原材料及复试报告、成品出厂合格证
⒃ 各种动力机械、设备图纸、出厂合格证、说明书等
⒄ 质量验收记录（分部、分项、检验批质量验收记录表）
⒅ 施工日志
⒆ 竣工图
4.竣工图编制说明
在竣工图编制前，为确保竣工图质量，依据档案管理办法有关规定编制了本标段竣工图编制原则、要点和样板，并严格执行。
本标段竣工图均为新绘竣工图，竣工图纸依据原设计图、按变更设计进行了绘制，做到竣工图物相符；竣工图上的里程均为竣工里程；编制说明反映了实际竣工情况；在施工中采用的定型图、通用图在竣工图上标明了采用的图号；竣工图标内相关人员签署齐全，法律手续完备；图面清晰，标注正确，总体质量较好。
5.立卷归档情况
竣工文件形成后，按档案管理办法有关规定和”便于保管、方便利用”的原则组成保管单位，并装订成册，档案盒、软封面、卷内目录、备考表内容打印或填写齐全。本项目建安工程所形成的竣工档案共1563卷，详细见下表：
六 科学技术档案预验收整改情况
××××年××月××日，由省档案局、省交通厅、建设单位等有关专家组成验收组，对本项目科学技术档案进行了预验收，指出了档案存在的问题。
针对科学技术档案预验收中存在的问题，在建设单位竣工档案预验收问题整改工作领导小组领导和监督下，逐条进行了认真整改，整改情况如下：
1.档案号有重复现象
对重复档案号进行了重新编排，并对修改档案号的软封面和卷内目录进行了替换，档案盒脊采用重新打印，确保档案号唯一性。
2.部分资料排列顺序有颠倒现象
对资料的排列顺序进行了重新调整，对各专业内无法归属于单位工程的资料如预制梁场有关资料、原材料试验报告、合格证、施工日志等均排列于本专业第一个单位工程前，并修改了档案号和替换了档案盒、卷内目录、软封面、备考表。
3.个别资料存在漏填日期现象
对竣工资料进行了逐页排查，对漏填日期的资料进行了完善。
4.保管期限章未加盖
对每个保管单位的档案盒盒脊及正面、软封面加盖了保管期限章。
七 科学技术档案总体评价
本标段科学技术档案经整改后，竣工图、各类检查签证及检验批、分项、分部、单位工程质量验收记录等齐全、签证手续完备，完整准确，案卷质量符合有关档案管理办法要求；科学技术档案分类目录按组卷顺序编号，能方便查出总卷数、每卷文件份数及页数和形成时间等；档案分类组卷符合有关档案管理办法规定；档号、案卷标题、立卷单位、形成日期、施竣工里程、保管期限等各项内容填写完整、准确；软封面、卷内目录、备考表齐全，并填写了相关内容。本项目科学技术档案完整、准确、系统，符合有关档案管理办法和验收要求。
新建××××××××××××项目经理部
××××年××月××日
